PRIVACYBELEID
A.OVER DIT BELEID
Wij zien het als onze plicht u professionele en waardevolle producten en diensten te leveren, en tegelijkertijd uw privacy te respecteren.
In dit Privacybeleid (ook “Beleid”) wordt uiteengezet wanneer, waarom en hoe wij persoonlijke informatie over onze (potentiële) klanten (inclusief opticiens), consumenten en gebruikers van onze websites (“Betrokkenen”) verzamelen, gebruiken en daar anderszins mee omgaan (gezamenlijk: “Verwerken”). De term “Persoonsgegevens” omvat alle informatie met betrekking tot u, waarmee u direct of indirect persoonlijk kan worden geïdentificeerd.
Wij kunnen uw Persoonsgegevens verwerken zoals beschreven in dit Privacybeleid en zoals aangegeven bij het verzamelen van uw gegevens. Ons privacybeleid dient te worden gelezen in samenhang met andere wettelijke kennisgevingen of voorwaarden die aan u worden verstrekt bij het verzamelen van informatie over u (of in een later stadium) of die elders op onze website staan.
Wanneer u gebruik maakt van onze websites, geschiedt de verwerking van uw Persoonsgegevens die met behulp van cookies verzameld worden in overeenstemming met ons Cookiesbeleid. Klik hier om ons Cookiesbeleid in te zien.
B.WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR UW GEGEVENS?
Wij – CooperVision Nederland B.V., met haar hoofdkantoor aan het adres Avelingen-West 40, 4202 MS Gorinchem, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 23075034 “CooperVision Nederland”) – zijn de verwerkingsverantwoordelijke van uw Persoonsgegevens. Wij zijn te bereiken via 0800 - 90 977; e-mail: info@coopervision.be of per post op het hiervoor vermelde adres.
Wanneer CooperVision Nederland Persoonsgegevens deelt met aan haar Gelieerde Ondernemingen (“Gelieerde Ondernemingen”, d.w.z. onze dochterondernemingen, onze uiteindelijke houdstermaatschappij en haar dochterondernemingen), zijn die Gelieerde Ondernemingen ook verwerkingsverantwoordelijken, zoals uiteengezet in dit Privacybeleid. Gegevens over de Gelieerde Ondernemingen, inclusief hun vestigingsplaats, zijn hier opgenomen.
In dit Privacybeleid betekenen de termen “wij”, “ons” of “onze” CooperVision Nederland en/of de Gelieerde Ondernemingen. De termen “u” en “uw” verwijzen naar Betrokkenen.
C.WELKE GEGEVENS VERWERKEN WIJ EN WAAROM?
Afhankelijk van de manier waarop de communicatie tussen u en ons plaatsvindt (d.w.z. hoe u onze websites gebruikt) omvatten het soort informatie dat wij van u mogen verzamelen en de doeleinden van verwerking:
|
Categorie Betrokkene |
Soort informatie |
Doeleinde van verwerking |
Rechtsgrond voor verwerking |
|
Klanten (inclusief opticiens, winkelpersoneel) |
|
|
|
|
Potentiële klanten |
|
|
|
|
Consumenten (inclusief deelnemers aan promotie-evenementen) |
|
|
|
|
Gebruikers van onze websites |
|
|
|
Onze bedrijfsdoeleinden – wij mogen uw Persoonsgegevens ook gebruiken voor interne bedrijfsdoeleinden (onze gerechtvaardigde belangen) zoals:
- boekhouding, statistische analyse, interne verslaggeving en onderzoek;
- onderzoek van door u ingediende klachten;
- leveren van bewijs in een eventueel tussen u en ons lopend of verwacht geschil;
- opsporing en preventie van fraude, andere strafbare feiten en ten behoeve van risicomanagement;
- voor herstel van zakelijke activiteiten en herstel in noodgevallen (bijv. back-ups maken);
- waarborgen dat het netwerk- en de informatie beveiligd zijn;
- hosting, onderhoud en andere vormen van ondersteuning van de werking van onze websites, waaronder aanpassing van verscheidene aspecten daarvan aan uw voorkeuren om uw ervaring te verbeteren;
- opslag/behoud van documenten en gegevens;
- bescherming van rechten, eigendommen, en/of veiligheid van CooperVision Nederland, een of meer van de Gelieerde Ondernemingen, hun personeel en anderen; en
- zorgen voor de kwaliteit van de door ons aan onze cliënten en andere Betrokkenen verleende diensten.
Wij zijn van mening dat het risico op inbreuk op uw privacyrechten in verband met door ons verwerkte Persoonsgegevens op grond van onze gerechtvaardigde belangen niet buitensporig of (te) hinderlijk is. Wij hebben ook beschermingsmechanismen geïmplementeerd ten behoeve van uw rechten door te zorgen voor de juiste bewaartermijnen en beveiligingscontroles.
Daarnaast mogen wij uw Persoonsgegevens gebruiken voor aanvullende specifieke doeleinden, die aan u worden uitgelegd op het moment dat uw Persoonsgegevens worden verzameld.
Indien u ervoor kiest om de door ons gevraagde Persoonsgegevens niet te geven, dan bestaat de mogelijkheid dat wij de door u gevraagde producten en/of diensten niet kunnen leveren of anderszins niet kunnen voldoen aan de doeleinden waarvoor wij om uw Persoonsgegevens hebben gevraagd.
D.HOE EN WANNEER DELEN WIJ GEGEVENS MET DERDEN?
Voor de levering van sommige producten en/of diensten betrekken derden. Wij onthouden ons van verkoop, verhuur, distributie of andere vorm van commercieel delen van Persoonsgegevens aan derden, maar wij kunnen wel informatie binnen ons concern, met onze dienstverleners en anderen delen voor de in dit Beleid neergelegde doeleinden:
- Het delen van gegevens binnen het CooperVision concern
CooperVision Nederland kan uw Persoonsgegevens delen met Gelieerde Ondernemingen:
- Wanneer dat nodig is om de producten en/of diensten aan u te leveren of de door u gevraagde informatie te verstrekken; zo kunnen wij uw Persoonsgegevens doorgeven aan CooperVision Limited in het Verenigd Koninkrijk voor centrale ondersteunende diensten; of
- Indien u ons daarvoor toestemming heeft gegeven (bijv. wanneer u ons toestemming geeft voor het ontvangen van marketingberichten van Gelieerde Ondernemingen); of
- Om te voldoen aan onze verplichtingen op grond van wet- en regelgeving; wij kunnen bijvoorbeeld uw Persoonsgegevens aan CooperVision Inc. in de Verenigde Staten doorgeven, die onze databank met informatie over product- en patiëntregelgeving.
- Het delen van gegevens met dienstverleners
Ook delen wij uw Persoonsgegevens met dienstverleners waarvan wij gebruik maken voor verscheidene diensten in verband met:
- aflevering van onze producten (bijv. koeriers);
- marketing- en reclamediensten (bijv. marketingbureaus, interactieve bureaus, diensteverleners op het gebied van e-mailoplossingen);
- onze websites (bijv. partijen die onze websites hosten en onderhouden); en
- ICT-diensten en -oplossingen (bijv. het leveren van gegevensopslag, ons bijstaan bij het beheer van databanken).
Wij kiezen deze dienstverleners met zorg uit en hebben maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat uw Persoonsgegevens adequaat beschermd zijn. Al onze dienstverleners zijn verplicht in een overeenkomst schriftelijk te verklaren dat zij de aan hen verstrekte Persoonsgegevens uitsluitend verwerken in het kader van de specifieke dienstverlening aan ons en dat zij gepaste beveiligingsmaatregelen hebben getroffen om uw Persoonsgegevens te beschermen.
- Het delen van gegevens met andere ontvangers
Wij mogen uw Persoonsgegevens ook delen met:
- onze accountants, controleurs, advocaten of soortgelijke adviseurs wanneer wij hen om zakelijk advies vragen;
- andere derden indien wij de plicht hebben uw Persoonsgegevens te delen of bekend te maken om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of ter bescherming van de rechten, eigendommen en/of veiligheid van CooperVision Nederland, Gelieerde Ondernemingen, hun personeel en anderen;
- andere derden wanneer wij moeten handelen op grond van eisen van een rechter, toezichthouder of overheidsinstantie, bijv. een gerechtelijk bevel opvolgen of handelen conform geldende wet- of regelgeving; of
- investeerders en andere relevante derden in het geval van een mogelijke verkoop of andere zakelijke transactie in verband met CooperVision Nederland en/of Gelieerde Ondernemingen.
E.INTERNATIONALE DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS
Het kan zijn dat uw Persoonsgegevens bij het delen daarvan aan en tussen Gelieerde Ondernemingen, dienstverleners of andere ontvangers worden doorgegeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”), waar mogelijk niet hetzelfde beschermingniveau geboden wordt dat binnen de EER-landen geldt, waaronder derde landen die niet vallen onder adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie (zoals de V.S.).
Wij mogen uw Persoonsgegevens echter alleen doorgeven naar landen buiten de EER:
- wanneer de doorgifte naar een plaats of via een methode of in omstandigheden plaatsvindt waarvan de Europese Commissie heeft geoordeeld dat er sprake is van adequate bescherming van uw Persoonsgegevens;
- wanneer wij standaardbepalingen met betrekking tot privacybescherming hanteren die door de Europese Commissie of de nationale toezichthoudende autoriteit vastgesteld zijn; of
- wanneer geen van bovenstaande situaties geldt, maar doorgifte wettelijk nog steeds is toegestaan, bijvoorbeeld waar doorgifte nodig is voor nakoming van een overeenkomst die met u is gesloten of die in uw belang is, of ten behoeve van het vaststellen, instellen of verdedigen van rechtsvorderingen.
U kunt nadere informatie krijgen over het door ons geïmplementeerde waarborgen met betrekking tot de doorgifte van Persoonsgegevens naar landen buiten de EER en, indien van toepassing, een kopie van de door ons gehanteerde standaardbepalingen inzake privacybescherming opvragen door ons een e-mail te sturen: DPO@cooperco.com.
F.HOE LANG BEWAREN WIJ PERSOONSGEGEVENS?
Ons beleid is erop gericht uw Persoonsgegevens uitsluitend te bewaren zolang dat nodig is voor het/de specifieke doeleinde(n) waarvoor deze zijn verzameld (bijv. voor nakoming van een overeenkomst met u). Het kan echter voorkomen dat wij verplicht zijn sommige Persoonsgegevens langer te bewaren, onder andere rekening houdend met de volgende factoren:
- wettelijke verplichting(en) op grond van toepasselijke wetgeving om gegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren (bijv. voldoen aan van fiscale - en jaarrekeningvereisten);
- vaststellen, instellen of verdedigen van rechtsvorderingen (bijv. in het kader van een mogelijk geschil).
Als wij uw Persoonsgegevens blijven verwerken, zorgen wij ervoor dat deze worden behandeld in overeenstemming met dit Privacybeleid. In alle andere gevallen zorgen wij ervoor dat uw Persoonsgegevens veilig worden gewist of geanonimiseerd, zodra uw Persoonsgegevens niet meer nodig zijn.
Indien u wilt weten hoe lang wij uw Persoonsgegevens voor een bepaald doeleinde bewaren, kunt u een e-mail sturen naar DPO@cooperco.com. Voor meer informatie over de bewaartermijn van cookies, verwijzen wij u naar ons Cookiesbeleid.
G.HOE BESCHERMEN WIJ UW GEGEVENS?
Wij erkennen dat uw Persoonsgegevens vertrouwelijke informatie kunnen bevatten. Wij behandelen uw Persoonsgegevens vertrouwelijk en beschermen deze in overeenstemming met ons Privacybeleid en alle toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (“AVG”).
Wij hebben technologische en operationele beveiligingsmaatregelen getroffen om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde wijziging of vernietiging. Tot bedoelde maatregelen behoren het gebruik van firewalls, versleuteling van gegevens, deugdelijke procedures voor het beheer van inzagerechten, zorgvuldige selectie van verwerkers en andere (technisch en zakelijk gezien) redelijke maatregelen ter bescherming van uw Persoonsgegevens. Voor zover van toepassing kunnen wij back-ups maken en gebruik maken van andere vergelijkbare middelen om onbedoelde schade aan of vernietiging van uw Persoonsgegevens tegen te gaan. Dankzij deze maatregelen is een passend beveiligingsniveau gewaarborgd ten aanzien van de risico’s die verband houden met de verwerking en aard van de te beschermen Persoonsgegevens.
N.B. wanneer u via internet informatie aan ons doorgeeft kan nooit worden gegarandeerd dat dit 100% veilig is. Voor betalingen die wij via internet met u afhandelen maken wij gebruik van een erkend veilig digitaal betalingssysteem.
Wij informeren u onmiddellijk over een eventuele inbreuk op uw Persoonsgegevens, mocht u daardoor een ernstig risico lopen.
H.UW RECHTEN
In dit volgende hoofdstuk wordt uitgelegd welke rechten u kunt uitoefenen. De verschillende rechten zijn niet absoluut en voor elk ervan gelden bepaalde uitzonderingen of kwalificaties op grond van het bepaalde in de AVG en andere algemeen geldende bepalingen uit de privacywetgeving.
- Het recht op informatie – u hebt het recht om voorzien te worden van heldere, transparante en eenvoudig te begrijpen informatie over de manier waarop wij gebruik maken van uw Persoonsgegevens. Daarom voorzien wij u van deze informatie in dit Privacybeleid en in eventuele andere wettelijke kennisgevingen of voorwaarden die aan u worden verstrekt.
·Het recht op inzage – u hebt het recht om bevestiging van ons te krijgen over de vraag of er Persoonsgegevens van u door ons worden verwerkt, en over bepaalde andere informatie (vergelijkbaar met de in dit Beleid verstrekte informatie) omtrent de wijze van gebruik ervan. Ook heeft u het recht op inzage in uw Persoonsgegevens, door te vragen om een kopie van de Persoonsgegevens die betrekking op u hebben. Op die manier weet u en kunt u controleren dat wij uw informatie gebruiken in overeenstemming met privacywetgeving. Wij kunnen weigeren u informatie te verstrekken wanneer daarmee Persoonsgegevens over andere personen worden onthuld, of waar er door inwilliging van het verzoek anderszins een negatief effect op de rechten van anderen volgt.
·Het recht op rectificatie – u kunt ons vragen om maatregelen te treffen om uw Persoonsgegevens te corrigeren, indien deze onjuist of onvolledig zijn (bijv. als in onze bestanden een verkeerde naam of adres van u staat).
- Het recht op wissing – dit staat ook wel bekend als het ‘recht op vergetelheid’; op basis daarvan kunt u, simpel gezegd, vragen om verwijdering van uw Persoonsgegevens wanneer er bijvoorbeeld geen dwingende reden voor ons is om deze te blijven gebruiken of wanneer het gebruik ervan onrechtmatig is. Dit is echter geen algemeen recht op wissing en er zijn enkele uitzonderingen, bijv. wanneer wij de informatie nodig hebben als verweer in een rechtsvordering of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
- Het recht op beperking van de verwerking– u hebt het recht om het verdere gebruik van uw Persoonsgegevens te ‘blokkeren’ of te onderdrukken gedurende de periode dat wij een verzoek om rectificatie in behandeling hebben, dan wel als alternatief voor wissing. Bij beperkte verwerking kunnen wij uw Persoonsgegevens nog steeds opslaan, maar mogen wij er verder geen gebruik van maken.
- Het recht op dataportabiliteit – u hebt het recht bepaalde Persoonsgegevens te verkrijgen en opnieuw voor uw eigen doeleinden te gebruiken bij verschillende organisaties (allemaal afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken). Dit geldt alleen voor uw Persoonsgegevens die aan ons zijn verstrekt en op grond van uw toestemming worden verwerkt of ten behoeve van nakoming van een overeenkomst met u, en die geautomatiseerd worden verwerkt. In dat geval voorzien wij u van een kopie van die gegevens in een overzichtelijk, algemeen gangbaar en voor een machine leesbaar format of (waar technisch haalbaar) geven wij uw gegevens rechtstreeks door aan een afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke.
- Het recht van bezwaar – u hebt het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen bepaalde soorten verwerkingen, om redenen die betrekking hebben op uw specifieke situatie, voor zover verwerking plaatsvindt voor doeleinden waarbij CooperVision Nederland, een Gelieerde Onderneming of een ontvanger van gegevens een gerechtvaardigd belang heeft. Wij mogen de Persoonsgegevens blijven verwerken indien wij kunnen aantonen dat er dwingende gerechtvaardigde redenen zijn voor die verwerking, die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of die wij nodig hebben om rechtsvorderingen vast te stellen, in te stellen of daartegen een verdediging te voeren. Indien u bezwaar maakt tegen verwerking van uw Persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing, dan staken wij de verwerking daarvan voor dat doeleinde.
- Het recht om uw toestemming in te trekken – wanneer wij uw Persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, dan heeft u te allen tijde het recht deze in te trekken. Bedoelde intrekking is echter niet van invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die plaatsvond voordat u uw toestemming introk.
I.HOE KUNT U CONTACT MET ONS OPNEMEN?
Indien u nadere informatie wilt opvragen of een van voormelde rechten wilt uitoefenen, of indien u ontevreden bent over de manier waarop wij met uw Persoonsgegevens omgaan, neemt u dan per e-mail contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming: DPO@cooperco.com.
Alvorens uw verzoek te beoordelen vragen wij mogelijk aanvullende informatie om uw identiteit vast te kunnen stellen. Indien u de gevraagde informatie niet verstrekt en wij uw identiteit daardoor niet kunnen vaststellen, hoeven wij uw verzoek niet in behandeling te nemen.
Over het algemeen reageren wij binnen een maand na ontvangst van uw verzoek. Wij kunnen deze periode met twee maanden verlengen indien dit nodig is, rekening houdend met de complexiteit en het aantal door u ingediende verzoeken.
Wij brengen u niets in rekening voor dergelijke reacties of door ons te verrichten handelingen tenzij:
·u extra kopieën vraagt van uw Persoonsgegevens die wij verwerken, in welk geval wij u redelijke administratiekosten in rekening kunnen brengen, of
·u overduidelijk ongegronde of buitensporige verzoeken indient, in het bijzonder wanneer het herhaalde verzoeken betreft, in welk geval wij redelijke administratiekosten in rekening kunnen brengen of kunnen besluiten uw verzoek niet in behandeling te nemen.
Indien u niet tevreden bent over onze reactie op uw klacht of indien u meent dat wij bij het verwerken van uw Persoonsgegevens niet voldoen aan de toepasselijke privacywetgeving, dan kunt u een klacht indienen bij de bevoegde autoriteit persoonsgegevens. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit.